ビジネスをしていると必ず初対面の人と挨拶する場面が訪れます。初めての人にメールを送ることもよくありますよね。
では、インドネシアで日本人同士が初めてメール交換する場合はどうでしょうか？何か特別なことはあるのでしょうか？実際にインドネシアでビジネスをやってみて日本人同士で交流しないと、わからないこともたくさんあります。
そこで今回は、インドネシアで日本人同士が初めてビジネスメールのやり取りをする際はどうするのか、ポイントやマナーを踏まえてご紹介します。
インドネシアで初めての日本人同士のメールのやりとりはどうする？
インドネシアで日本人同士が初めてのやりとりを行う時は、日本にいる時と同じように日本のビジネスマナーに従ってメールを送れば大丈夫です。 なぜなら、インドネシアにいたとしても、メールを送り合うのは日本人なので日本の慣習が適応されるからです。
インドネシア人と初対面でビジネスメールのやり取りをするならば、インドネシアの慣習に従わなければなりません。「郷に入っては郷に従え」ということわざの通りです。 しかし、日本人に送るのならば実質日本にいるようなものなので、日本での感覚でビジネスメールのやり取りを行うとよいでしょう。
インドネシアで初めての日本人同士のメールのやりとりのルール
インドネシアで初めての日本人同士が、メールのやりとりをする際に忘れてはいけないのは、日本のビジネスマナーをきちんと守ることです。 当たり前であり常識ですが、できない人が多くいます。
なぜならば、インドネシアを含む海外の場合は、日本ほどビジネスメールもきちんと挨拶をしたり、まわりくどい言い回しを使ったりしません。 インドネシアなどの海外で過ごしたり、現地の人とやりとりをしていると、どうしてもフランクなやり取りに慣れてしまってついそれが出てしまいがちです。
もし、それがビジネスメールに出てしまった場合、「こいつは本当に社会人か？」といったクレームを招きます。だからこそ、日本で仕事をする以上にメールのマナーや、やり取りに失礼がないかどうかを意識するべきです。
それでは、インドネシアで初めての日本人同士のメールのやりとりで忘れがちな注意点についてご紹介します。
インドネシアで初めての日本人同士のメールのやりとりの注意点
インドネシアで初めての日本人同士のメールのやりとりをする際には、以下のようなことに気をつけましょう。
- 件名を短く簡潔に書く
- 宛名を忘れないこと
- 書き出しと締めの挨拶を忘れないようにする
- 相手が見て分かりやすい文章を心がける
- 署名を最後に入れる
基本的には新社会人が学ぶことに改めて気をつけるべきです。 海外で生活している期間が長い人ほど、基本的なことを忘れてしまいやすいです。 それでは順番に解説します。
件名を短く簡潔に書く
メールのタイトルは極めて大事です。メールの相手は毎日膨大な量のメールを受け取っているかもしれません。 そのため、メールのタイトルだけを見て内容がわかるものでなければ、見落としてしまいがちです。 また、受け取っても、内容を全部把握するまで時間がかかるので、相手の時間を奪ってしまいます。
できるだけ、短くすぐ見てわかるタイトルをつけましょう。 たとえば、明日の会議についてのメールであれば「明日の会議について」などわかりやすいものが好まれます。
宛名を忘れないこと
宛名を忘れないようにしましょう。最初は相手の名前をしっかりと書き、所属や部署まで書くようにしましょう。 そして、関係が構築されて親しくなったら、様からさん付けに切り替えましょう。
もちろん、明らかに目上の人に対してさん付けで呼んでしまったら失礼だと思われかねないので、その辺りは慎重にしましょう。 まずは最初の書き出しに宛名を忘れないようにすることからです。
書き出しと締めの挨拶を忘れないようにする
書き出しと締めの挨拶を忘れないようにしましょう。 これは一番海外になれた日本人がやってしまいがちなミスです。 たとえば、「〇〇してください」といった内容のメールが届いて、海外であれば「わかった」とだけ返信することもあります。
この感覚で日本人にビジネスメールを書いてしまうと、不快に思われるでしょう。 最低限、冒頭に「お疲れ様です」「お世話になっております」、締めの部分には「よろしくお願いします」と書くようにしましょう。
相手が見て分かりやすい文章を心がける
相手が見て分かりやすい文章を心がけましょう。 これもついやってしまいがちですが、自分の思っていることを書くということにフォーカスを当てすぎて、相手が文章を見て理解できるかどうかが疎かになる時があります。
見やすいように改行したり、箇条書きをしたりするなど、相手がすぐ見てわかるような文章で書くべきです。
署名を最後に入れる
メールの最後に署名を入れましょう。 署名は誰が送ったのか、また送信者はどういう人物なのか証明する意味があります。 また、会って間もなかったりまだ会ったことがなかったりする人物であれば名刺の役割を果たします。
そして、メールを読み終えて署名欄に電話番号が書いてあると、そのままスムーズに電話で返事ができるというメリットがあります。 こうしたところがきちんとできていれば、それだけで高評価になります。
まとめ
今回はインドネシアで知り合った日本人同士の初めてのビジネスメールについて紹介しました。 基本的に日本でのビジネスメールのやり取りと同じですが、基本を忘れてしまっている人も多いのが現状です。 そのため、いつもより気をつけて知り合った日本人の方にメールを送るとよいかもしれませんね。
ぜひ、参考にしてみてください。
