皆さんは誰もが、ビジネスメールを送った時に、相手からプロフェッショナルだと感心されたいと思っているはずです。今回ご紹介させて頂く7つのエチケットを守れば、それが可能です。
ビジネスメールを送る前に、あなたのビジネスメールを受け取った相手が、安心して読めるように気をつけて、エチケットをきちんと理解しておかなければいけません。
eメールはビジネスの世界では、非常によく利用されており、文字を読み書きして相手と通信する手段です。
会社では頻繁に、eメールを使って、最新の情報を伝えたり、招待状を送ったりすることもあります。
ビジネスでeメールが頻繁に使われるといっても、eメールを送る際のエチケットについて、きちんと理解できていない人は結構いるものです。
プロフェッショナルだと相手から感心されるように、この記事を通してビジネスメールを送る際のエチケットについてよくよく注意をしてみましょう。
7つのエチケット
1. eメールの題名に注意を払う
インディードを引用すると、題名はeメールの中でも特に大事だと言われています。
なぜなら、題名は一番最初に受け手によって読まれるからです。
基本的に題名には、eメールの中で一番相手に対して伝えたい、目的もしくはメールの主旨を書きましょう。
題名がeメールの内容ときちんと一致しているかどうか、常に確かめましょう。
くれぐれも題名を空欄のままにしてしまい、相手に素人だと思われないようにしましょう。
そして題名を書くときは、なるべく相手に簡単に理解してもらえるような言葉や記号を用いましょう。
インサイダービジネスによれば、題名を書くときは、6か8つの言葉で書くのが理想だそうです。
2. プロフェッショナルなeメールアドレスを使用すること
次に気をつけなければいけないエチケットは、ビジネスメールを送るときに、自分のeメールアドレスに注意することです。
あなたがプロフェッショナルなeメールアドレスを使用しているか確かめましょう。
あなたのビジネスに、全く関係性のない名前のeメールアドレスを使用することは避け、会社に勤めているのであれば、その会社のeメールアドレスを使用しましょう。
そうすることで、プロフェッショナルだと相手に感心されることに加えて、相手により信用してもらうことができます。
あなたがもし会社に勤めていなければ、あなたの本名を使ったeメールアドレスを使用すれば、相手にプロフェッショナルだと感心してもらえるでしょう。
変な要素を加えて、boysdontcry@namaemail.comといったアドレスにしたり、その他変な名前を使って、相手に不審に思われないように気をつけましょう。
3. スタンダードなフォントを使用する
相手が読みやすいように、eメールを書くために頻繁に使われるフォントを使った方が良いです。
自分の余計な趣向を加えて、いいフォントを使用したつもりでも、相手にとっては読みにくいだけのものでしかないですし、あなたの意図は相手に理解してもらえないので、勝手なフォントを使うのは避けましょう。
eメールでよく使われるスタンダードなフォントで読みやすいのは、アリアル、カリブリまたはタイムズ・ニュー・ロマンです。
4. プロフェショナルな挨拶を使う
ビジネスメールを送る時に、同じように気をつけなければいけないことが、冒頭の文章です。
ビジネスメールを送るときの正しいエチケットは、冒頭で聞こえの良いプロフェッショナルな挨拶また社交の言葉を使うことです。
ただし気をつけなければいけないのは、挨拶といっても、あなたが普段の日常会話の中で使用している「ハーイ」とか「よう」などは使用せず、「親愛なるMr、Ms」もしくは「こんにちは、Mr、Ms」という言葉を使用するようにしましょう。
5.序文を使う
実際にビジネスメールを送る時には、自己紹介と今回ビジネスメールを送った経緯を説明することが、ビジネスメールを送る前にしなければいけない大事なことです。
例として、「親愛なるオーリー様：私の名前はサーシャ・バロンと申します。私はチューリップ・コーポレーションのマーケティング・マネージャーを務めております。同分野において、ご一緒にビジネスをする機会がございましたら、と思いご連絡させて頂きました」
アメリカ合衆国や中国といった先進国では、こういった方法が既に確立しています。
社交辞令があまりない先進国の文化を忘れることなく、ビジネスメールを送る時には、上記の方法を使うようにしましょう。
またこの方法を使えば、あなたがどのような立場で、どのような関係性を持てばいいか相手が理解しやすいのです。
6. eメールの文章をわかりやすく整理する
基本的には、eメールやビジネスレターは3つの内容に分類し、冒頭の文章、主旨、締めの文章で結びます。相手が読みやすいように、この3つの分類は最低限守った方がよいでしょう。
例えば、冒頭の段落では、冒頭の挨拶、自己紹介、そして今回ビジネスメールを送った経緯を説明するように心がけましょう。
そして次の段落で、今回のeメールであなたが相手に伝えたい主旨を説明しましょう。
最後の段落では、お忙しい中eメールを読んでくれたことに対して相手に感謝の言葉を伝え、相手が今後どこに連絡したらよいかわかるようにきちんと連絡先をお伝えしましょう。
7. 完成したeメールを読み直す
ビジネスメールを書き終えて、文章の整理も終わったら、必ず最初から最後まで読み直してみましょう。これはビジネスメールを相手に送る前に行わなければいけない作業で、メール内の文章の間違い、句読点、相手の名前の間違い、誤字脱字などを失くすために、非常に大切です。
送信ボタンを押す前に、必ず読み返して間違いを修正してから、送信するようにしましょう。
日本とはここが違う！インドネシア流ビジネスメールの基本
インドネシアは世界最大のイスラム教徒が暮らす国ですが、イスラム教の他にも、キリスト教、バリ・ヒンドゥー教、仏教がインドネシア国民の宗教として法律で認められています。
そのため、各宗教の祭日は自動的に、国の祝日となり、このお祝いごとの前には、ビジネスパートナーからeメールが送られてきて、そのメールで共に祝日をお祝いしましょうというメッセージが綴られています。
また冒頭の挨拶の文章では、イスラム教やバリ・ヒンドゥー教の独自の挨拶の定型文(冒頭と締め)があるので、余裕があればそれらを学んでみるものおすすめです。
またビジネスメールを送る時にもう1つ気をつけたいのが、送り先の相手をTO ,CC,BCCのどれにするのが一番適当かという点です。
通常は、TOはあなたが返事をして欲しい相手、CCは第3者として、何かあった時にフォローしてもらいたい相手、BCCは何らかの理由で、あなたがメールを送った相手に公開したくないけれど、あなたがCCをしたい人のメールアドレスを入れます。
例えば、あなたがある自動車メーカーの大企業に勤めているとします。
自動車を製造するためには、ありとあらゆる部品が必要ですので、その部品の種類によって別々の会社と提携しなければいけません。そこである日、あなたの会社が各部品会社の人を招待して感謝パーティを企画したとしましょう。
そうした場合に、あなたから各部品会社の人たちに、感謝パーティの招待をメールで流さなければいけない、となった場合にどのようにメールを流せば一番効率が良いでしょうか。
考えられるのは、感謝パーティの招待についての必要事項(日時など)はどの会社宛にも同じ内容でいいので、1つのメールに部品会社のメールアドレスを1つ1つ入れて送信すれば、1度の作業で別々の部品会社全てにメールを送ることができますよね。いわゆる一斉メールという方法です。
ただし、ここで問題が1つあります。あなたのメールを受信した各部品会社の人のメールには、あなたが送信した別の部品会社のメールアドレスも見えてしまうということです。
別の部品会社のメールアドレスを見てしまった会社はひょっとしたら、あなたの会社が実はあの部品会社と付き合いがあると知って、よく思わない場合も考えられます。
そんな時に利用できるのが、BCCです。意味はブラインドCC、つまり相手が見ることができないCCという意味なので、先ほどあなたが各部品会社に一斉メールで送った宛先を、BCCに変更すれば、それを受け取った各部品会社の人は、あなたが他に誰に送信しているかを見ることができないのです。
ただしこの方法の場合、受け取った相手はあなたが他に誰に送信しているのか見ることができない代わりに、あなたがBCCで送っているということはわかるシステムになっているので、逆に言えば、あなたが他の人にも送っているというはわかってしまいます。
「何だ、このオファーはうちだけに特別来てるものじゃなくて、皆にも同じこと送っているんだ」と逆に信用を失ってしまう場合もあるので、めんどくさいからと言って、何でもかんでも、BCCの一斉メールで送信すればいい、ということではないのです。
一斉メールやBCCを使用する時にはくれぐれも慎重に行いましょう。
