実はマナー違反？インドネシアビジネスメールの基本

私たちの周りに書かれている訳ではありませんが、そのプラットフォーム自体も当然ながら、ワッツアップ(WhatsApp)、フェイスブック( Facebook)もしくはインスタグラム(Instagram)というものは、手紙やeメールでの交信とは異なります。

フェイスブックと『子供たち』はインフォーマルな交信をよく使いますが、eメールでは仕事のために多くの人に使われています。ですが、知っている人はまだたくさんいなかったり、気づいていなかったりして、eメールの使い方を勘違いしている場合があります。

今回は、私たちが気がつかない間に行っている、eメールを送る際のマナー違反をご紹介させて頂きます。

マナー違反15選

1.至急( “urgent”)または重要( “penting”) という言葉の使い方

至急や重要という言葉をeメールの題名におく場合、受け取った相手に対して、今すぐに対応しなければいけないという意味を与えます。さらに送り手がこの言葉に大文字を使えば、非常に急いでいるという意味に受け取られます。

しかしいくら送り手が急いでいる場合でも、1回のeメールに、至急と重要と言う言葉を同時に使ってしまうと、受け取った相手がイライラしてしまい、最悪そのeメール読んでもらえなくなる可能性もありますので、それは避けましょう。

2. メールの題名

ついつい慌ててeメールを送った場合に、eメールの題名を書くのを怠ってしまうことがあるかもしれません。eメールというものは、仕事で必要なものですので、受け取り手にそのeメールの内容を明らかにしなければいけませんので、そこは時間を惜しまずに、その詳細を必ず明記するようにしましょう。

受け取り手にeメールの用件を分かり易く伝える他に、題名があると、後日そのeメールを数多くの他のeメールの中から探す場合に、題名から簡単に検索をすることができます。ですので、題名のないeメールは読まれることがないと考えて良いです。

3. 誤字脱字

eメール内のミスタイプはスマートフォンのキーボードに搭載されている、自動校正などの機能を使って、極力減らすことができますので、eメールの文章の題名や人名を間違えて、受け取り手の信用を落とさないように気をつけましょう。

4. 単語の省略

単語を省略するとという現象は、昔SMSが使用されていた時代、マニュアルのキーボードが使われていた頃から頻繁に行われていますし、現代の文字が全てそろったスマホや大きなパッドや大画面のパッドであっても、効率のためというなるべく文字を省略したいという誘惑が存在しています。で

すが、eメールにおいて必ず、単語は省略しないで全てを書いて、表記上省略してはいけないものは省略してはいけません。(ありがとうございます) “terima kasih” を省略して “trm ksh”と書いたり、 jika d英語の”thank you” を “tx”と省略してはいけません。

5. eメールの題名は、端的に

eメールの題名ははっきりと端的に書きましょう。得てして送り手は慌てていたりすると、題名の欄に、eメールの内容を説明する言葉を入れてしまい、題名がものすごく長い文章になってしまうことがあります。そうなると、受け取った相手にとって読みにくいメールに見えてしまいます。

eメールの内容全体をカバーするような端的な言葉を書いて、本文は本文で本来の場所にまとめて書くようにしましょう。

6. 相手に既読のサインを求める

相手からeメールを読んだという確認のサインをもらおうとしてしまうと、相手から信用されずに、デジタル化の交信の中では、あなたの仕事の評価が落ちてしまうので、止めましょう。

7. 絵文字

絵文字を仕事のeメールで使用することは止めて、あなたの気持ちや感情はきちんとした単語や文章にして表現をしましょう。

8.記号文字

eメールを送る際の記号文字の使用は、頻繁に遣いすぎるとあなたの仕事に悪影響を与えるので、必要最小限にしましょう。例えば、？や！を使用したり、？！と同時に使ったりすることは避けましょう。

9カラフルなeメール.

インフォーマルのフォントを使ってカラフルにし、情報発信をテーマにしたコミック･サンズというフォントを使用したeメールは良く見かけます。

さらに時々、書く文章をカラフルにしたeメールも見かけますが、ビジネスメールの場合には、サンズ･セリフといった通常のフォントを使用し、色も黒で統一して、背景なども使用しないようにしましょう。

10. 一斉送信時の注意点

全員へ返信する際には、特に相手の宛先に注意をして、必要のない宛先が入っていないか確認しましょう。また宛先不明のeメールを受信した場合には、そのメールが間違ってあなたの仕事のメールアドレスから送信されないように、迷惑メールフォルダーやゴミ箱に速やかに捨ててしまいましょう。

11.転送時の注意点

eメールを転送する時には、eメールのコピーを複数のメールアドレスに送信することができるccや大量のメールアドレスに送信することができるbccにも注意を払いましょう。

そして、宛先になっているeメールアドレスに、関係のないアドレスが入っていないか、大切な情報を知らせてしまっても問題がない相手かがどうかをもう一度確認しましょう。

12.ツリー形式の交信履歴

何度か同じ相手と交信を行うと、それまでに行った交信内容がツリー形式でeメール画面に表示されますので、あなたや相手にとって必要のない交信が残っている場合には、簡単に消せるので消去してしまいましょう。

13.容量の重いデータ

容量の重いデータを持つ添付ファイルをeメールで送ることは避けましょう。eメールのプラットフォーム(ヤフーやGメール)は大きなデータを使用するファイルを処理できるだけの容量を持っていません。eメールの送信システムに支障をきたすので、画層･動画･ PDFなどは送信する前によく取捨選択してから送りましょう。

14.長すぎる文章

基本的には、長すぎる文章のeメールはあまり好まれないものですが、かといって、短すぎるも褒められたものではありませんので、その用途にもよりますが、長めの文章をeメールで送りたい場合には、別形式で書類を作成して、添付ファイルにしてから相手に送信しましょう。

15. 相手への返事

相手からのeメールへの返事をすぐにできない場合もよくあるかと思います。単純に返信を忘れてしまった場合にはどうしょうもありませんが、何か事情があってeメールが来ているのはわかっているけれども、すぐに返事ができない場合もあります。

そんな場合には、「ひとまず、現在確認中です」や「お問い合わせ頂きありがとうございます。今しばらくお待ち下さい」と返信して、まずは相手を安心させてあげましょう。