ビジネスの世界で通常使われる、交信のための道具の1つとしてeメールがあります。
これは、あなたが会社の同僚･ビジネス仲間から顧客まで様々な人と交信するために使われているということです。ビジネスの世界の中で、プロフェッショナル精神を発揮するために、eメールで使用する言葉は、冒頭の文章から締めの文章までフォーマルな言葉でなければなりません。
その中でも締めの文章は、あなたがそのeメールを書いた目的に応じて、臨機応変に使わなければいけません。今回は、ビジネスメールの内容に応じた、基本となる締めの文章5つをご紹介させて頂きます。
目的に応じたeメールの5つの締めの文章例
1.相手からの回答が欲しい場合
通常、会社の同僚･上司･部下や顧客にeメールを送る理由は、仕事に関する何かを質問するためですので、相手から確実に回答をもらいたい場合には、締めの文章でそのことを強調することで、相手に対して念を押すことができます。
例としては、 「あなたからのご回答をお待ちしております」もしくは、「本日14時までにご回答いただけると幸いです」が良いです。
どちらの文章にも、あなたが回答を必要としていることがはっきりと相手には伝わります。そしてこの時、かならず丁寧な言葉使いをすることを忘れないで下さい。
2.あなたが依頼を達成した場合
何かの仕事のために、あなたが依頼を達成した場合、通常あなたはその仕事の成果を報告するよう依頼されます。もしあなたがeメールでその成果を報告するように依頼されたのであれば、英語の表現を参考に、締めの文章に相応しい1つの例があります。
「もし質問等ありましたら、ご連絡お願い致します」 “Let me know if you have any questions,” または、「何かお手伝いできることがございましたら、喜んでお手伝いさせて頂きます」
“I’m happy to help if you want to know more.”という言葉もいい例です。
これらの文章を使えばもし相手が、あなたのお手伝いが必要だったり、仕事の成果についてもっと詳しく知りたい場合には、あなたが喜んでお手伝いをしてくれるということが、相手に良くわかります。
3.他の人があなたのために仕事をしてくれた時
ビジネスの世界では、何もあなただけが常に他の人々のために仕事をしている訳ではなく、時として、他の人々があなたのために仕事をしてくれることもあります。あなたが会社の部下や同僚に必要な仕事をお願いしたとします。
そうすると、彼らは仕事が完了したら、そのことをeメールで報告をしてくるので、当然あなたはそれに返事をします。
その際には、相手に対して感謝の気持ちをeメールで伝えるために使うことができる、いくつかの締めの文章の例があります。
「お疲れ様でした」もしくは、「一生懸命やってくれてありがとうございました」“Thank you for your hard work,” atau, “Thank you for doing your best.”
どちらの文章も、あなたが仕事をしてくれた相手に対して感謝している気持ちが伝わります。
4.会合やミーティングに望みたい時
会社の同僚とビジネスの会合やミーティングに望みたい時には当然、先に約束をしておかなければいけません。通常は、会社やビジネスの仲間にいつが都合が良いか聞かなければいけませんが、eメールでそれを聞く場合には、締めの文章を書く時にそのことを念を押さなければいけません。
例えば、「ミーティングのためにその日、あなたのご都合がつけば幸いです」“Hoping for a hole in your calendar,”という文章が相応しいです。
5.eメールを送る時に応じて文章を変える
時々、あなたがeメールを送る時に応じて、締めの文章を変えることもポイントの1つで、ましてあなたが送ったeメールの主旨が、既に相手に対して上手く伝わっている時には最適です。
「良い週末をお過ごし下さい」“Have a great weekend,”この文章でしたら、ちょうど週末を迎える前に送ると良いでしょう。
さらに付け加えるとしたら、「素敵な週末をお迎えできると良いですね」“Hope your weekend is going well,” どうしても週末に仕事のeメールを送らなければならない場合にはこういった文章を付け加えましょう。
それ以外に、「よい休日をお迎え下さい」 “Enjoy your holiday,” という文章は、ちょうど大型連休を迎える前のタイミングの時に使いましょう。
今回ご紹介させて頂いたeメールの締めの文章の例ですが、どれを使ったことがありますか。
仕事のプロフェッショナル精神を向上させるために、正しいeメールの締めの文章の幅を広げましょう。是非とも試してみて下さい。
これからインドネシアでビジネスされる方必見！ビジネスメール締めの基本
私自身がインドネシアで、10年以上に渡って仕事をしてきた経験上ですと、締めの文章に、社交辞令(平たく言えばお世辞)やご回答をお待ちしております、などの文章を付け加えた場合と、何も付け加えない場合の相手からの回答率を比較してみますと、社交辞令やご回答をお待ちしております、という文章を付け加えた方が圧倒的に高い回答率を得られると思います。
インドネシアの人々は基本的に日本人よりも社交的ですし、常に人とコミニケーションを取ったり冗談を言い合ったりすることを好む傾向にあります。現代のコミュニケーションツールの最たるもの、それがeメールです。
そして、eメールの強みはビジネスの世界でも通用するということですので、思いつく限りの丁寧な優しい社交的な締めの文章を書けば、きっと相手にもあなたの伝えたい主旨が伝わるはずです。
ある意味、急がば周れ的な発想でいいと思います。
