現代におけるソーシャル･メディアの登場と、ビジネスにおける書類の送受信のサービス、eメールでのやりとりは、ビジネスをする人々の間で最も一般的な方法として使われています。
通常読みやすくて理解しやすいと相手に思われるように、一定の形式を持つのがビジネスに関するeメールで、ポイントをハッキリと端的に相手に伝えないといけません。
今回は、インドネシアでの新規ビジネスに関する、ダイレクトメールの作り方、どのようにしたら、正しくて効果的なメールを作ることができるかについてご紹介させて頂きます。
インドネシアでの新規ビジネスに関するダイレクトメールの作り方
フォーマルなビジネスのeメールとは？
ビジネスのeメールは、ビジネス目的で相手とやりとりをするためにeメールを送るので、通常は会社や専用のアカウントを使用して送られます。
ビジネスのeメールを送る時には、アドレスは会社に関係する覚えやすいものにしましょう。また組織内では通常、そのメンバーは決められたフォーマットを使っています。
個人または事業主のeメールのためには、アドレスはあなたのビジネスの名前やあなた自身の名前にした方が良いでしょう。
ビジネスのeメールの構成
ビジネスのeメールには6つの構成があります。それを正しく使えば、より効果の高い、相手に送り主の意志をより早く伝えることができます。
あなたのビジネスのeメールの中に、この6つの構成を入れるようにしましょう:
- 表題
- 挨拶/声がけ
- 目的
- 説明
- 勧誘/相手側の希望
- 締めとサイン
正しいビジネスのeメールの作り方
目的を伝えるために、ビジネスのeメールをハッキリと端的に作らないといけません。
正しいビジネスのeメールの手順を下記にあげます。
1. eメールを送る必要性を判断する
eメールを送る前に、本当にこのeメールがあなたにとって相手にとっても必要かどうかを見直しましょう。
一般的な質問の多くは社内で教わったり、インターネット上の情報により解決することが多々あります。
eメールの中で相手に質問する前によく見直してみることで、あなたが相手とやり取りするための時間を節約することができます。よく見直した結果、1人で答えを見つけることができなければ、誰に聞けば一番適切な回答が得られるかを検討しましょう。
例えば、その質問によってはあなたの上司に聞くよりも、同僚に聞いたほうが適切な回答が得られるかもしれません。
大抵いつでも、あなたのマネージャーやスーパーバイザーは他のことに忙しくて、読めていないeメールが多いでしょうから、あなたの同僚に聞く方が早く回答をもらえるでしょう。顧客にビジネスのeメールを送る時には、契約内容を見直したり、eメールを送る前に連絡を取っておきましょう。
大抵のeメールには検索機能がついており、フレーズや特定の言葉からeメールを探すことができます。
2.表題を書く
ビジネスのeメールを送る相手が決まった後は、表題を書きましょう。大抵の人々は、その表題に書かれている文章を読んでから、そのeメールを読むかどうかを判断します。
簡潔にそのeメールの実際の内容を表す文章を書きましょう。パソコンの画面では、表題の理想は、65文字以下だと言われているので、もし相手がスマホで読むことが分かっている場合には、30文字以下にした方が、相手が読みやすいです。そして、あなたが伝えたい目的に必要な言葉だけを使うようにしましょう。
相手から回答をもらえるための表題の例文
- 是非○○○でお会いしましょう。[集まりの名前]
- 方法 [課題 XYZの処理について]
- Xの提出期限 [締め切り日時]
- ミーティング [表題] いつ [時間もしくは日時]?
- 最終決議 [時間もしくは日にち ]
3. 挨拶と内容を本文に書く
ビジネスのeメールを送る時のニュアンスは、相手が誰かによって変わり、よく知っている同僚に送るのか、まだ知らない相手や上司に対して送るのかによって、フォーマルの度合いが変わってきます。
フォーマルなeメールでの挨拶例文:
- Hai [相手の名前],
- Halo [相手の名前],
- Yang terhormat [相手の名前],
ですが、表題に関しては、１つのeメールに対して、別々の種類の表題を作ってしまうと、目的がハッキリとせずに効果的でないので、決めたものを1種類だけ使うようにしましょう。
これをきちんと守らないと、1つの質問のための回答を相手から得るのに、何度もeメールを送らなければならなくなってしまいます。もし１つのeメールの中に、どうしても2つ以上の質問を書く場合には、番号をつけ目次を作って、相手がわかり易いようにしましょう。
ビジネスのeメールの最初の2つの文章は、目的とあなたの質問を書くようにして、またこの部分の文章を使うことで、相手に対してあなたと過去にどこであったことがあるかなど、あなたとの関係性を相手に伝えることもできます。
そうして文章が3つ以上にならない範囲で、相手にきちんと読んで理解してもらえるよう、最大限丁寧な言葉を使って、ハッキリとあなたの意思を相手に説明しましょう。
4.締めの文章を書く
相手を勧誘する締めの文章を書きますが、あなたの名前(サイン)も書きましょう。
勧誘というのはあなたが送ったeメールに対して、あなたが相手に何をしてもらいたいのか、ということです。これはあなたから相手に質問をしたり、「あなたの感想を聞かせて下さい」と率直に相手に言うことで、知ることができます。締めの文章は、できる限り丁寧に、そして専門的にまとめなくてはいけません。
サインをするとともに、連絡先、ウェブサイト、その他相手が必要な情報を書きましょう。サインは初めの何回かのやりとりに使うためですが、あなたの情報をより強く相手にアピールすることができ、相手がよりあなたに親しみを持ってくれるために、苗字だけを書いてサインすれば良いでしょう。
5.修正してから送る
あなたがビジネスのeメールを送る時に、最も大事なことは添削の作業です。少なくとも1回は見直すことを心がければ、意識的に適切な言葉を使うことができます。
ビジネスのeメールを送る時には、必要な関係者全員に送るようにしますが、
個人的な内容のeメールを一度に複数の人々に送る時には、宛先をBCCにして送りましょう。
これらのポイントに注意して添削する
- 文法と綴りが正しいか。
- 必要のない言葉や詳細がないかどうか。
- 相手のeメールアドレスが正しいかどうか。
- 添付ファイルが全て、きちんと添付されているかどうか。
- 表題が端的に正確にeメールの内容を伝えているかどうか。
- eメールの本文で、あなたの目的と伝えたい意思がハッキリと書かれているかどうか。
インドネシアでの新規ビジネスに関するダイレクトメールの作り方
今回は、ビジネスのeメールの作り方について、実際にいくつかの例文をご紹介したり、相手の興味をひくビジネスのeメールの作り方を解説してご紹介させて頂きました。
当然ビジネスのeメールは多くの機能を持っており、その機能は、マーケティング、通信、プレゼンテーションまでと様々です。
正しいeメールを作ることができれば、あなたの顧客やクライアントのあなたに対するプロフェッショナルとしての評価が上がりますし、その結果あなたとビジネスをしたいという人々が増える可能性が高くなります。
